Fra 1. juli 2024 skal alle danske arbejdsgivere registrere medarbejdernes daglige arbejdstid som følge af en ny lov. Denne lov blev vedtaget den 23. januar 2024 og træder i kraft den 1. juli 2024. Formålet er at sikre overholdelse af hviletidsregler samt maksimal ugentlig arbejdstid.
Baggrund og lovgivning
Lovforslaget, som blev fremsat den 8. november 2023, blev vedtaget uden ændringer. Det udspringer af en dom fra EU-domstolen i 2019, kendt som Deutsche Bank-sagen, der pålægger medlemsstater at sikre, at arbejdsgivere registrerer medarbejdernes arbejdstid.
To væsentlige præciseringer i loven er:
- Medarbejdere kan nøjes med at registrere afvigelser fra aftalt arbejdstid.
- Der kræves kun registrering af den samlede daglige arbejdstid uden specificering af arbejdstidens tidsrum.
Disse lempelser betyder, at virksomheder kan præudfylde arbejdstiden, og medarbejderne behøver kun at registrere godkendelse og ændringer.
Implementering af Krav
Selvom loven giver lempelser, medfører den betydelige administrative opgaver. Derfor bør arbejdsgivere straks begynde at implementere de nye regler.
Objektivt, pålideligt og tilgængeligt system
Loven kræver et system, der registrerer medarbejdernes daglige arbejdstid og sikrer medarbejdernes adgang til deres egne data under ansættelsen. Data skal opbevares i fem år efter perioden, der danner grundlag for beregningen af gennemsnitlig arbejdstid.
Arbejdsgivere har metodefrihed til at vælge system, så længe det opfylder kravene om at være objektivt, pålideligt og tilgængeligt. Nogle eksisterende systemer vil være tilstrækkelige, mens andre skal tilpasses.
Undtagelse for “selvtilrettelæggere”
Lovens krav gælder som udgangspunkt for alle medarbejdere, med undtagelse af selvtilrettelæggere, som ikke er omfattet af reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, pauser og natarbejde. Disse medarbejdere skal opfylde specifikke kriterier, som inkluderer ledelsesfunktioner og mulighed for selv at tilrettelægge arbejdstiden.
Opdatering af ansættelsesbeviser
Ansættelsesbeviser skal angive, om medarbejderen er selvtilrettelægger og dermed undtaget fra tidsregistreringsreglerne. Manglende oplysning herom betyder, at medarbejderen er omfattet af reglerne. Det anbefales også, at ansættelsesbeviser indskærper medarbejdernes pligt til at registrere arbejdstid og konsekvenserne ved manglende overholdelse.
Hviletidsregler og hjemmearbejde
Hviletidsreglerne om 11 timers daglig hvile og et ugentligt fridøgn skal fortsat overholdes. Det kan være svært at dokumentere overholdelse af hviletidsregler uden præcis tidsregistrering, selvom arbejdstidsloven ikke kræver registrering af specifikke arbejdstider.
Undtagelser fra hviletidsregler kan ske gennem kollektive overenskomster og for visse medarbejdere som ledere og hjemmearbejdende, der selv kan tilrettelægge arbejdstiden.
Udarbejdelse af politik om arbejdstidsregistrering
Arbejdsgivere skal udvikle en klar politik om arbejdstidsregistrering, der definerer arbejdstid, registreringskrav, sanktioner for manglende registrering og kontrolprocedurer for at sikre regeloverholdelse.
GDPR-kompatibilitet
Arbejdsgivere skal sikre, at de nye tidsregistreringsregler integreres i organisationens GDPR-processer. Dette inkluderer opdatering af fortegnelser, databehandleraftaler og risikovurderinger samt udarbejdelse af nye privatlivsmeddelelser til medarbejderne.
Sanktioner
Manglende overholdelse af de nye regler kan medføre godtgørelser, bøder og påbud. Overtrædelse af GDPR-regulering kan resultere i bøder op til 4 % af virksomhedens globale omsætning.
Handl nu!
De nye regler træder i kraft den 1. juli 2024. Derfor bør arbejdsgivere allerede nu begynde at implementere de nye krav til tidsregistrering for at undgå omfattende administrative byrder.
Kontakt ditAdvokathus for hjælp
ditAdvokathus kan hjælpe med at sikre, at jeres tidsregistreringssystem lever op til de nye krav og bistå med udarbejdelse af nødvendige politikker, ansættelsesbeviser, medarbejderinformationer og GDPR-dokumenter.
Kontakt os for at få professionel rådgivning og sikre, at din virksomhed er klar til de nye tidsregistreringskrav:
- Andreas Leidesdorff, Partner, tlf. +45 4023 9078 / al@ditadvokathus.dk